Folge 10: Struktur statt Chaos

00:00:15: Herzlich willkommen bei die Praxisberater, dein Podcast rund um den Eitag das Management und den Erfolg in der Zahnarztpraxis.

00:00:24: Wir sprechen über das was wirklich zählt Mitarbeiter Prozesse Wachstum und die Herausforderung wie du aus deiner Praxis kennst.

00:00:34: Hallo und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge von Die Praxis Berater!

00:00:42: Ich habe mir übrigens überlegt, ob ich dich vielleicht mal anders begrüße.

00:00:45: Weil ich immer

00:00:46: sage, hallo

00:00:46: Michaela!

00:00:48: Ja das stimmt und du sagst auch nicht

00:00:50: mehr was Besseres ein?

00:00:52: Ja weiß ich nicht.

00:00:53: Vielleicht mein Spitzname aber so werde ich ja irgendwie beruflich gar nicht genannt.

00:00:56: Manchmal verwirbt mich das ja auch so ein bisschen.

00:00:58: Aber die professionelle Michaela bin ich oder

00:01:00: wir begrüßen uns einfach nicht mehr.

00:01:02: aber ich finde begrüßende eigentlich schön.

00:01:04: Ja, zumindest wenn wir vorhin noch nicht gesprochen haben.

00:01:06: Jetzt haben wir natürlich schon einmal gesprochen!

00:01:07: Aber egal gut wie lass uns jetzt einfach mal so stehen.

00:01:10: Genau er hat heute schon eine Videokonferenz zusammen waren aber beide heute auch schon

00:01:15: sportlich

00:01:15: aktiv.

00:01:16: was hast du heute gemacht?

00:01:18: Ich wollte laufen schnelle fünf Kilometer weil ich nicht mehr Zeit hatte.

00:01:21: Ich muss ja mich vorbereiten für mein Lauf zwischen den Meeren und oh Gott ich werde doch ein bisschen...ich bin dadurch doch zu ehrgeizig unterwegs.

00:01:27: da muss ich echt aufpassen.

00:01:29: Ach, das schaffst du.

00:01:29: Das wird super!

00:01:30: Ja ich war heute morgen wieder mal beim Reformapilates.

00:01:33: Das ist ja jetzt so eine neue Leidenschaft von mir geworden und es ist einfach immer wieder so krass wie anstrengend das ist obwohl man jetzt schon ein paar Mal da war und obwohl ich mich hier eigentlich als recht fitten und trainierten Mensch bezeichnen würde.

00:01:46: aber das ist doch immer wieder herausfordernd.

00:01:49: Aber

00:01:49: macht Spaß!

00:01:50: Sehr schön, das ist sehr gut.

00:01:51: also waren wir heute schon sportlich.

00:01:52: Wir haben schon fleißig gearbeitet.

00:01:54: Ich würde sagen wir haben heute schon nicht mehr gerecht Genau.

00:01:57: Und ich war heute morgen schon beim Augenarzt, wenn man so einen App bekommt in der Tat eine Brille.

00:02:01: Das hab' ich dir gern erzählt!

00:02:02: Da hat sich schon ein bisschen angedeutet und wir waren bei einer neuen Augenarzpraxis.

00:02:09: Also die sind total nett da das muss ihr einfach mal sagen.

00:02:11: und Lucke hat sich sehr wohl gefühlt und er findet es auch völlig in Ordnung dass er jetzt eine bekommen.

00:02:17: Wir gehen aber auch ganz cool mit umdaubig.

00:02:19: Er hat doch ein Brengesicht für mich... Aber Neupatient?

00:02:24: Und vierzehn Minuten warten, damit habe ich ein kleines Problem.

00:02:28: Ich bin doch nach dreißig Minuten an die Anwendung gegangen und hab dann so bisschen die berufliche Schiene eingezert.

00:02:33: Ich wollte kurz mal fragen, wann heute noch mal arbeiten, wie lange es noch braucht?

00:02:37: Da dachte ich schon wieder, oh Gott ... Hast

00:02:38: du deine Visitenkarte da gelassen?

00:02:40: Ja!

00:02:40: Wollte ich erst.

00:02:41: Aber ich dachte ne, nee, nee... Also ich finde das ist ein No-Go bei Neupatienten.

00:02:45: Und sie sind nicht einmal in zwar, also eine Riesenpraxis.

00:02:49: Ich wollt auch etwas sagen aber ich dachte jetzt gibt doch nicht gleich irgendwie ein Feedback.

00:02:53: Sie haben nicht immer gesagt, das dauert irgendwie noch zehn Minuten.

00:02:56: Sonst hätte ich das überhaupt nicht schlimm gefunden.

00:02:58: Überhaupt nicht!

00:02:59: Weil jetzt kann ja immer was dazwischen kommen... Aber das hat mich innerlich doch geärgert.

00:03:03: Na ja, das versteh' ich.

00:03:05: Okay-doke Wir ham uns ja für heute einen Thema überlegt und zwar geht's heute um die Strukturen in der Praxis Und wir werden es ganz jetzt heute so ein bisschen als Interview führen.

00:03:16: Ich werde dir Fragen stellen weil du ja von uns diejenige bist die in den Praxen vor Ort ist, die auch diese Praxisanalysen macht und sich dadurch ein sehr umfangreiches Bild über die jeweiligen Praxens machen kann.

00:03:34: Und ich glaube dass das mal ganz spannend ist für unsere Zuhörer wie so einen Tag abläuft bzw viel interessanter die Frage was du bei so einem Praxisanalyse-Tag feststellt.

00:03:51: Erzähl doch mal, wenn du in eine Praxis reinkommst und das auch zum ersten Mal.

00:03:58: Was

00:03:59: fällt dir auf beziehungsweise worauf achtest du?

00:04:03: Und was ist dann in der Regel so der erste Eindruck?

00:04:08: Also das ist ja immer für mich total spannend, wenn ich in die Praxen gehe weil ich natürlich immer es hört sich immer so durfeln aber da kommt die externe.

00:04:20: Also das werde ich oftmals schon den Mitarbeitern genannt.

00:04:23: Und ich weiß, dass die Mitarbeiter auch einen totalen Respekt davor haben und auch die Zahnärzte selber.

00:04:29: Man merkt immer sie bemühen sich dann besonders doll sehr freundlich zu mir zu sein.

00:04:34: aber ich merke auch Abneigung würde ich jetzt nicht machen weil ich hatte noch nicht richtige Abneigungen.

00:04:38: Aber ich merk schon, dass sie ein bisschen distanziert sind.

00:04:41: Das heißt mein erstes Ziel ist einfach offen mit denen zu sprechen.

00:04:44: Ich stelle mich einmal vor Das ist immer so ein bisschen mein Game-Changer, dass ich sage.

00:04:51: Ich saß ja selber auch mal dort in der Praxis.

00:04:53: Ja, das macht

00:04:54: sich auch sehr nahbar.

00:04:55: dann?

00:04:56: Ja genau!

00:04:57: Also ich weiß wie es ist wenn man doch beobachtet wird und ich weiß, dass das nicht immer leicht wird für jeden Und das erkläre ich denen auch und ich erkläre den einfach nur... Ich schreibe ja mal unglaublich viel auf.

00:05:10: Ich erzähle aber auch immer was ich aufschreibe und dadurch kommen eigentlich immer tolle Gespräche kann ich die Mitarbeiter immer relativ schnell an mich binden, einfach weil ich da glaube ich sehr authentisch bin und empathisch unterwegs bin.

00:05:24: Und genau deine Frage zu beantworten was fällt mir als Allererstes auf?

00:05:30: Schon diese Distanz zum Anfang und das ist mal so ein bisschen Aha Moment.

00:05:34: aber am Ende des Tages werde ich immer nett und freundlich verabschiedet.

00:05:41: Aber gibt

00:05:42: es so etwas

00:05:43: was dir... schon so in den ersten fünf Minuten auffällt?

00:05:49: Ich gehe ja zum Anfang ganz mal durch die Tür rein.

00:05:53: Auf Malz kennen die Mitarbeiter mich gerne, ich weiß gar nicht wie die aussehen.

00:05:56: das heißt die erste Begrüßung findet an der Rezeption dann statt und da beobachte ich schon wenn ich die Tür öffne, wie guckt die Mitarbeiterin mich an?

00:06:04: Guckt sie nach oben, guckt sie nur auf dem PC, führt sie ein Gespräch und da hat man schon eine kleine Analyse sofort oder steht er sogar im Patient?

00:06:13: Da habe ich so ganz unterschiedliche Beispiele.

00:06:19: Manchmal werde ich total nett begrüßt, also ich sehe die Mitarbeiterin guckt sofort zur Tür, guckt nach oben, als wenn sie am Telefonieren ist, nickt sie zumindest oder bittet mich dann schon mal mit dem Handzeichen ins Wartezimmer.

00:06:31: das sind natürlich die das sehr gut machen.

00:06:34: Ich habe aber natürlich auch schon festgestellt, dass ich Mitarbeiter habe wo irgendwie zwei Patienten im Schlange stehen und die führt noch ein Gespräch mit den Patienten, wo sie dann auch noch den Namen erwähnt und was da in Therapie steht.

00:06:47: also da sage ich, das ist natürlich eher ungünstig und das nehme ich denn schon wahr.

00:06:52: Das spreche ich natürlich dann in den ersten fünf Minuten nicht an, weil ... Dann hab' ich sie verloren.

00:06:56: Aber das gibt mich schon am Ende des Tages noch mal als Feedback was man da anders machen könnte oder wie man's besser machen könnte auch um selber aus dieser Stresssituation zu kommen.

00:07:04: ne?

00:07:04: Ich kenn's selber!

00:07:05: Man sitzt da und telefoniert zwei Patienten stehen voran ein, dann kommt die dritte noch rein und die Schlangewelt größer und eigentlich weder bei Handler war es.

00:07:11: also ähm ich weiß einfach wie stressig das sein kann.

00:07:15: Also das sind so meine ersten fünf minuten.

00:07:19: Und gibt es denn dann so einen typischen Moment, wo du schon weißt, okay hier liegt das Problem oder... Das ist hier ein Problem in der Praxis?

00:07:30: Na ja, das kann man nicht in den ersten fünf oder zehn Minuten sagen.

00:07:34: Also wenn ich jetzt weiß, da sind zwei Behandler und da sitzen jetzt sechs Patienten im Badezimmer, schaue ich da schoner Hands-Terminbuch und gucke wie die Struktur im Terminbuch sind.

00:07:44: Es ist ja wirklich in vielen Praxen so.

00:07:48: Ja, eigentlich fast immer in jeder Praxis, woran wir auch arbeiten ist eben dieses Terminbuchmanagement.

00:07:54: Das ist der Alltag einfach stressfreier Wert für alle und das stellt man schon relativ schnell raus ja.

00:08:00: Okay!

00:08:01: Und wenn du jetzt mal beschreiben müsstest wie so ein Tag konkret abläuft, wenn du in so eine Praxis kommst?

00:08:09: Wo startest du?

00:08:10: Gehst du direkt mit in die Behandlung oder bist du erstmal an Meldung?

00:08:14: Worauf

00:08:14: achtest du vielleicht auch ganz bewusst?

00:08:17: Also oftmals werde ich begrüßen.

00:08:19: Dann bitte ich immer eine Mitarbeiterin, die mich dann auch begrusst oder die gerade Zeit hat mir einmal die Praxisräume noch mal zu zeigen weil oftmals kenne ich sie gar nicht und ich bin auch immer ein bisschen aufgeregt, weil ich ja selber nie weiß was da passiert und was mich erwartet oder was das für Persönlichkeiten sind.

00:08:34: Und dann frage ich schon immer, als Allererstes möchten die eben das sich eine Praxiskleidung trage.

00:08:38: Ja oder nein?

00:08:39: Da bin ich total flexibel und total unkompliziert.

00:08:42: oder soll ich immer ein bisschen Outfit quasi rumlaufen?

00:08:46: also das heißt in der Regel zu erst im Umkleiderraum.

00:08:49: Dann wird mir die Praxis einmal gezeigt.

00:08:52: Dann fange ich in der Regel an und schaue mir einmal das Terminbuch an.

00:08:56: Und schau ganz kurz, so was liegt überhaupt am Tag an?

00:08:59: Also ich gehe jetzt nicht in eine Endo rein die zwei Stunden dauert und stelle mich daneben weil das könnte dann auch irgendwann lang werden für mich.

00:09:06: und dann ist die Analyse auch nicht mehr interessant genug.

00:09:09: Das heißt, ich gucke einfach welche Behandler sind da, welche Profilaxehäferen sind da wer hat was an welcher Stelle Und was ist gerade an der Anmeldung zu tun?

00:09:20: und dann lege ich erst den Tag fest, also ich kann das nie bestimmen.

00:09:23: Das ist auch immer die Frage der Behandler oder der Auftraggeber.

00:09:25: Wo gehen sie denn zuerst rein?

00:09:26: Ja, keine Ahnung.

00:09:27: Ich guck mir das Termin Buch erstmal an und gucken, was gerade anliegt.

00:09:30: Also ich gucke schon ganz gezielt, was ist los und dann verteile ich mich... Wenn ich sehe, da kommen viele Patienten.

00:09:37: Dann gehe ich gerne an die Anmeldung auch für ein oder zwei Stunden.

00:09:41: Das mache ich aber genauso.

00:09:42: Wenn neue Patienten kommen, gehe ich gern in die Behandlung mit rein.

00:09:45: Bei Gesprächen gehe ich mit rein, dann gucke ich mir gerne Füllungen an natürlich auch Preps.

00:09:51: Da springe ich denn auch manchmal zwischen den Behandlern.

00:09:55: Suchen wir Gespräche im Stereo und dann gehe ich eigentlich jeweils immer noch einmal in die Profilaxe betröllen.

00:10:01: Und was, wenn du im Behandlungszimmer bist?

00:10:04: Was passiert denn so in Behandlungszimmer, worauf viele gar nicht

00:10:06: achten.

00:10:07: Also der Klassiker ist schon immer, finde ich wie der Patient ins Behandelungszimmer begleitet wird.

00:10:15: Also

00:10:15: sag mal ein Beispiel oder... Ja,

00:10:16: ich finde, wenn die Mitarbeiter ins Wartezimmer geht und nur Herr Meier aufruft finde ich, ist das eine Umgangsform die man viel besser machen kann.

00:10:28: Also da gucke ich schon hin.

00:10:30: also wie sprechen sie die Patienten an?

00:10:32: Ist es ein nettes Hallo?

00:10:34: Können Sie bitte mitkommen?

00:10:36: Ich finde es auch nicht ideal wenn man die Patienten sagt so gehen sie ins Zimmer drei.

00:10:43: So ich bin das Schöne weil mir die Patienten begleitet und ich glaube auch dass mögen die Patienten auch lieber dann sehe ich... Das ist jetzt das negative.

00:10:54: Dann achte ich da drauf, wie sind die Anfangsgesprächen mit den Patienten?

00:10:59: Also ein bisschen Small Talk.

00:11:02: Bei Akut-Patienten achte sich darauf, wenn die Patientin schon konkret gefragt was sie haben ob dann parallel eine Dokumentation stattfindet.

00:11:11: Oh Gott, das sind so viele riesen Themen.

00:11:13: Also da kucke ich schon ziemlich ins Detail.

00:11:16: und gerade bei Akkul-Patienten achte ich darauf wenn die Mitarbeiterin ins Zimmer mitgeht und der Behandler ist noch nicht da was macht sie?

00:11:25: Und was sollte die tun?

00:11:27: Ich finde, wenn sie nur hinsetzen und wieder geht ist es schlecht.

00:11:30: Ich würde mir wünschen, wenn schon einmal konkret gefragt wird, was ist los wie ist der Zustand und dass man dann den Zahnarzt eben auch dementsprechend vorbereiten kann und vielleicht das eine oder andere einfach durchführen können.

00:11:42: Ja!

00:11:43: Und guckst du dir an so einem Tag auch die Abrechnung

00:11:46: an?

00:11:48: Das kommt ja mal ein bisschen drauf an... was wir mit dem Praxis-Immenhaber besprochen haben, weil wir auch diese Abrechnung Checks machen.

00:11:55: Die sind ja ein bisschen aufwendiger.

00:11:56: Da hatte ich glaube schon ein Podcast drüber.

00:12:00: Gute?

00:12:01: Bin ich mir nicht ganz sicher jetzt!

00:12:03: Ja,

00:12:04: ich glaube ja.

00:12:06: Genau.

00:12:07: also ich schaue da schon einmal rein.

00:12:08: Also ich schau schon ganz viel in den PC wenn ich in der Behandlung bin.

00:12:16: Was macht die Mitarbeiterin?

00:12:17: Dokumentiert sie parallel in der Zeit wo der Patient Das Gespräch hat mit dem Zahnarzt.

00:12:22: Trägt sie Leistung ein?

00:12:24: Wie trägt sie die Leistungen ein, wann trägt sich die Leistung einen?

00:12:28: Sind Leistungsketten vorhanden?

00:12:30: Wird eine KI benutzt?

00:12:33: Werden Leistungsblöcke genutzt?

00:12:36: Wie ist die Eingabe?

00:12:38: Und in der Regel am Ende des Tages nehme ich mir noch mal so dreißig Minuten Zeit und pick einfach mir ein paar Rechnungen einmal raus eine Endo an, eine Füllung an Schienen, PRs, ZE Pläne an und dann zu gucken was für ein Potenzial steckt dahinter.

00:12:55: Wie sind die Preiskalculation?

00:12:56: Das mache ich schon.

00:12:58: Okay das heißt du hast eigentlich auch immer ein ähnliches Vorgehen in den Praxen.

00:13:02: also du hast so die einzelnen Bereiche, das hast ja gerade ausführlich erzählt, die du dir anschaust und das machst Du eigentlich auch Immer!

00:13:09: Das mach' Ich immer genau weil.

00:13:10: dadurch kann ich ja nur eine Analyse machen.

00:13:13: Ich mache immer, wenn ich das Protokoll schreibe was der ziemlich aufwendig ist gehe ich immer pro Behandler quasi rein.

00:13:18: Was machen die Behandlers pro Tag?

00:13:20: Wie sind die Abläufe wo sie Veränderungen die man machen können?

00:13:23: also wo sind meine Verbesserungsvorschläge?

00:13:26: mit gleichen Maßnahmen planen?

00:13:28: und so mache ich das auch an der Proflachse.

00:13:30: dann spreche ich super viel mit den Mitarbeitern.

00:13:33: Das ist manchmal ein bisschen schwer, am einen Tag zu machen.

00:13:35: Dass ich das vertrauen finde so wo hab er das?

00:13:38: Machen wir die Führungskräfte.

00:13:40: Ich kann nicht da reinplatzen und sagen so wie es denn dein Chef eigentlich.

00:13:43: Aber da versuche ich irgendwie das Vertrauen zu finden dass sie sich relativ schnell öffnen.

00:13:47: auch da gucke ich wie sieht die Materialverwaltung aus?

00:13:52: dann gucke an meinen Stereo ja Rezeption.

00:13:55: also ich habe schon mal eine einzelne Bereiche die ich analysiere und dokumentiere und dann diesen Maßnahmenplan erarbeitet.

00:14:03: Was sind dann so typische Dinge, die die Praxen selbst gar nicht sehen?

00:14:07: Die dir aber sofort auffallen.

00:14:12: Also bei den ganzen Praxens, wo ich mitgelaufen hab, sind das eigentlich nicht immer ähnliches... Aber das, wo man den großen Gamestandscher hat ist schon Struktur im Termin-Boo Bei Dach und der Stress einfach der Alltagsstress her.

00:14:28: Dann einmal die Dokumentation die Leistungsabrechnung und einfach dieser Workflow, dieses Softwareoptimierung.

00:14:38: Das was ich immer sage dass man Leistungskette hat, Dokumentationsblöcke haben das eine klare Struktur da ist.

00:14:44: wer war es wie?

00:14:45: wann dokumentiert das eben der Behandler und die Mitarbeiterin am Ende des Tages nicht noch stundenlang nacharbeiten muss?

00:14:51: Das sind so die größten Effekte die wir haben in den Praxen.

00:14:55: Und was überrascht die Praxenden dann immer am meisten wenn du dein Feedback gibst?

00:15:02: Ja, schon so ein bisschen.

00:15:03: wie lange also diese Potenzial im Terminbuch.

00:15:08: Also dass man einen Tag durch ein gutes Terminbuch gelassener gestalten kann und das man mit Umsatzblöcken arbeiten sollte Und schon so'n bisschen das Wie viele Potenziale eigentlich in der Abrechnung noch steckt was die Behandler sich nicht trauen abzurechnen Oder wo sie meinen, ah das ist doch zu teuer.

00:15:33: Also viele Zahnärzte haben doch noch diesen Gedanken oder sind wir ja so teuer?

00:15:38: Aber in Wirklichkeit sind Sie dann nicht wirtschaftlich.

00:15:40: in meinem Augen und wenn ich denn spreche darüber so machen es andere.

00:15:44: Wenn ich den Zeitaufwand sehe, sind die da deutlich niedriger Dann sind sie doch erstaunter drüber.

00:15:50: Und ich finde auch was mir immer auffällt ist und das ist total wichtig in den Praxen, dass Mitarbeiter so wenig Ahnung haben was eine Praxisstunde kostet.

00:15:59: Und das finde ich ist wirklich wichtig und das betone ich auch immer.

00:16:03: Das frage ich die Mitarbeiter, wisst ihr eigentlich?

00:16:05: Was alles kostet und was man so erwärtschaften muss weil ich glaube wenn die Mitarbeiter ein Gefühl dafür kriegen was das ist ja ein Unternehmen was da alles für Kosten anfallen Am Ende des Tages auch einfacher, den Patienten über die Kosten aufzuklären.

00:16:21: Und das machen ja auch die Mitarbeiter.

00:16:24: Okay, spannend!

00:16:25: Gibt es so Fehler, die du immer wieder siehst?

00:16:28: Ja, Terminbuch, Termini nur wieder ein Dokumentation, fehlende Abrechnungen und auch wirklich der Schichtplan.

00:16:35: also Schicht plan ist auch immer wieder ein Thema mit Aufgabenverteilung dass man eben in den Schicht Plan reinguckt die Mitarbeiter, ja ich habe nie Zeit für die Bestellung als Beispiel oder nie Zeit fürs Q&A.

00:16:46: Und da sehe ich auch die Führungskräfte – das ist so ein bisschen meine Kritik immer – dass sie einfach den Schichtplan nicht im Griff haben und dann die Zugehörigkeiten nicht im Griff haben

00:16:57: bzw.,

00:16:58: die Mitarbeiter nicht ganz klar sagen, dann ist deine Zeit für diese Aufgabe, dann passt es in unserem Schicht Plan rein und dann sollten Sie's machen!

00:17:07: Und ich bin auch immer überzeugt davon, dass im Schichtplan genau definiert werden sollte.

00:17:14: Wer was wer an welcher Stelle macht.

00:17:15: also bin hier in der Assistenz jetzt gerade?

00:17:17: Bin ich eben für den Stereo zuständig?

00:17:21: Weil da fühlen sich die Mitarbeiter oftmals nicht gerecht verteilt.

00:17:25: Also das eine sagt ich sitze nur den ganzen Tag bei der Behandlung, habe keine Zeit.

00:17:32: Und ich finde das ist wichtig dass man da individuell auch guckt was möchten die Mitarbeiter?

00:17:37: und es ist gerecht einfach verteilt auch der Schichtplan.

00:17:40: Wenn

00:17:41: ihr dieser

00:17:42: Podcast gefällt dann lasst uns gerne eine fünf Sterne bewährt oder?

00:17:46: Das hilft

00:17:47: enorm dass noch mehr Menschen diesen Podcast entdecken.

00:17:50: Vielen Dank für dein Support.

00:17:52: weiter gehts mit der Folge Wie kommunizierst du das denn?

00:17:55: weil ich könnte mir vorstellen Jetzt viele Praxisinhaberinnen oder Praxis-Inhaber auch interessiert, beziehungsweise die das Problem kennen.

00:18:04: Dass sich die Mitarbeiter irgendwas wünschen und dass vielleicht ein bisschen unfair verteilt ist.

00:18:12: Und dass da so eine gewisse Fairness bleibt wie... kommunizierst du das, dass das dann auch beim Team ankommt und dass es da noch umgesetzt wird?

00:18:20: Weil viele Praxenhaber nehmen ja immer wahnsinnig viel Rücksicht auf alles was die Mitarbeiter so wollen.

00:18:26: Aber am Ende muss man natürlich auch mal die Frage stellen, macht das denn noch Sinn für die Praxis und ist das auch

00:18:31: alles

00:18:32: wirtschaftlich sinnvoll?

00:18:34: und wie kommuniziersst du sowas?

00:18:37: Ja gerade so Schiebklang ist ein total sensibles Thema!

00:18:40: Und ich muss sagen... Die Mitarbeiter unter der Chef, wer's auch immer macht Das ist einfach, ich glaube eine Position.

00:18:47: Auch Urlaubsplanung die super schwer ist und ich sage auch immer zu einem Mitarbeiter man muss sich immer in die Person hineinversetzen, die das machen soll, die diese Aufgabe hat weil Man kann nicht eingerecht werden Es ist aber auch eben kein Wunschkonzert.

00:19:02: Ich mag diesen Begriff eigentlich mich so gerne Aber ich finde man muss den schon bewusstmachen dass es gerecht sein soll.

00:19:08: Und wie machen wir es in der Regel?

00:19:10: Also in der Rehe setze ich mich dann mit derjenigen zusammen, die den Schichtplan macht.

00:19:16: Weil sie haben oftmals ja Ahnung was welche Bedürfnisse die unterschiedlichen Mitarbeiter haben auch private weil Sie Kinder haben oder was auch immer so.

00:19:23: und denn drehen wir denen eigentlich von links auf rechts.

00:19:25: also ich bin da Wir arbeiten dann wir haben da so ein eigenes Ja also je nach Mitarbeiter Größe so eine Tabellen uns erarbeitet Was eine schöne Übersicht ist das viele unserer Kunden jetzt auch inzwischen nutzen.

00:19:40: Und Dann räumen wir das Blatt eigentlich einmal um, löschen alles am Schichtplan und fügen es neu ein.

00:19:47: Und da stellen wir dann den Team vor und da ist es eben wichtig dass man dem Team erzählt ja wir wissen Es ist für den einen oder anderen schwierig, wir wollen aber versuchen mehr Gleichberechtigung zu bekommen.

00:19:58: Wir wollen versuchen, mehr zu rotieren!

00:20:01: Wir wollen feste Aufgaben haben und da sage ich mal Sinn das es doch dass ihr Zeit habt für eure zusätzlichen Aufgaben und das kann man super in diesem Schichtplan immer gut gestalten.

00:20:13: also Ich erkläre den schon eine Mehrwert, ich sage den auch und ich weiß dass ein oder andere findet ihr nicht gut.

00:20:19: Und da wünsche ich mir immer die Offenheit.

00:20:20: also ich versuche das schon dieses Verständnis zu zeigen, dass es einfach schwierig ist.

00:20:25: Wir sagen generell bei Veränderung wir müssen mindestens drei Monate ausprobieren damit wir wissen ob es funktioniert oder nicht?

00:20:33: Und wir können noch immer in diesen drei Monaten nochmal nachjustieren.

00:20:36: aber darunter bringt das nichts und man muss einfach generell für Änderungen einfach mal einen Cut machen.

00:20:41: so jetzt legen wir einfach mal los Und nehmen uns die Zeit, machen eine Deadline daraus und damit haben wir ja super Erfahrungen eigentlich.

00:20:49: Ja

00:20:49: das stimmt.

00:20:50: Lass mal konkrete Beispiele aus der Praxis nehmen.

00:20:55: Erzähl mal von der Praxis wo dieser Praxisanalyse-Tag richtig viel verändert hat.

00:21:00: also einmal was war vorher das Problem?

00:21:03: oder mit was für einem Problem sind Sie zu uns gekommen?

00:21:06: Was hat sich danach konkret verändert?

00:21:10: Welches Problem haben sie?

00:21:11: dass Ich glaube, dass die Praxis-Inhaber schon merken, dass sie gar keinen richtigen Durchblick mehr haben in der Praxis.

00:21:21: Sie merken das sehr viel Unruhe im Team ist und dass sie immer versuchen... Und das wird man ja auch von den Mitarbeiternstrukturen zu verändern aber das einfach nicht hinbekommen.

00:21:32: Unser Wissen, was wir haben durch diese ganzen Praxen.

00:21:35: Also aus jeder Praxis nehme ich ja auch immer total viele tolle Sachen mit und das sage ich auch immer.

00:21:39: Das ist ja unser Geschenk aller Praxens!

00:21:42: Und ich freue mich ja, wenn ich das, was in anderen Praxenden gutläuft einfach weitergeben kann... ...und wenn du mich fragst, was war der Großeffekt?

00:21:50: Der größte Effekt war wirklich dass wir das Terminbuch super umgestaltet haben.

00:21:54: Das dauerte sehr lange.

00:21:57: Ich glaube bis es richtig lief, dauerte das so ein Dreivierteljahr hat auch lange ausgebucht war, aber was war unser Ziel?

00:22:06: Wir haben komplette Terminblöcke erstellt.

00:22:12: Und das haben wir dadurch erreicht.

00:22:14: der Umsatz ist enorm gesteigert gewesen.

00:22:17: im Jahr danach die Assistenz.

00:22:20: mit dem Schichtplan haben wir das dann so ein bisschen übereinschimpft.

00:22:24: Also die Assistenzen alle waren total gelassen, weil sie wissen am Nachmittag kommen keine zwanzig Null-Einsen als Beispiel und nochmal drei Akkuts dabei dazu.

00:22:33: Der Sterequilte nicht mehr über.

00:22:35: Alle hatten Zeit für ihre Dokumentation, Zeit und Zeit.

00:22:38: natürlich gibt es auch mal stressige Tage aber da hatten wir diesen Moment.

00:22:41: einfach dass wir auch Zeit haben für die Patienten, die schneller eine Behandlung haben müssen für größere Arbeiten, weil das eben sehr gut blockiert war.

00:22:50: also das war der größte Moment gewesen.

00:22:53: Das war wirklich, also ich glaube, so mal zwanzig, dreißig Prozent mehr Umsatz hat der Zahnarzt in das Ende Jahr.

00:22:57: Wahnsinn!

00:22:58: Das ist natürlich noch so ein Plus, den wir zusätzlich irgendwie bekommen haben.

00:23:03: Ja sehr cool.

00:23:07: Aus deiner Sicht oder warum denkst du dass so ein Praxisanalysetag so wertvoll ist?

00:23:12: Also warum ist es wertvoll, dass jemand von draußen, von außen drauf schaut?

00:23:19: Naja, das kennen wir doch selber.

00:23:21: Man arbeitet ja immer in seiner Komfortzone, ne?

00:23:23: Also man lebt ja seine eigenen Komfortzone und man sieht einfach manchmal nicht diese doppelte Arbeit.

00:23:29: Das sehe ich auch... also wenn man sich was hier in den Software machen, denke ich, da haben wir schon gewisse andere Arbeitsschritte die es ein bisschen leichter machen oder wo man zügiger Leistung eingeben kann.

00:23:42: Da sage ich raus aus der eigenen komfortzone zu gehen ist schwierig für alle Und dass man eben diese Scheuklappen aufhat und einfach auch mal über Dinge hinweg sieht.

00:23:52: Das ist natürlich immer der Moment, wo wir dann kommen von außen drauf gucken in außer Vogelperspektive total Neutrei sind nicht bewertend sind oder einfach reingehen und gucken okay das habt ihr einfach an Möglichkeiten?

00:24:05: Dann ist es natürlich toll, dass die Praxen ja selber entscheiden, wo fangen wir jetzt an?

00:24:08: An welchem Bergstein?

00:24:10: Also sie haben mir total Mitsprache recht Und wir arbeiten ja gemeinsam an das, was wir wollen in Zukunft.

00:24:17: Deswegen ist eine Praxis-Analyse-Tag erschienen wenn man es hat aber das Projekt muss dann zwischen sechs und zwölf Monate laufen weil wir immer wissen Es bringt nichts wenn ich einmal da war schön und wenn nicht die Ideen da alle im Publik macht es auch schön Aber es muss ja in die Umsetzung kommen.

00:24:32: Ja absolut Was würdest du denn sagen?

00:24:35: Was der größte Hebel ist, der durch so einen Tag entsteht Ist das das Terminbuch?

00:24:42: Boah!

00:24:42: Das ist wirklich... Also, ich würde ... Das sind nicht nur das Terminbuch.

00:24:48: Wenn ich so guck... Ich sag jetzt mal ganz viele Sachen.

00:24:52: Pofilaxekonzept.

00:24:54: Softwareumsatz und einheitliche Sprache der Mitarbeiter.

00:24:59: Terminbuchmanagement.

00:25:02: Softwareoptimierung.

00:25:03: dazu gehören Leistungsketten und Dokumentationen.

00:25:05: Vielleicht noch eine Abrechnungsschreck dazu?

00:25:08: Dass es rund um Sorglospaket- und Schichtplanen ist.

00:25:12: Also wenn man diese fünf Bausteine sich anschaut und da daran arbeitet, ich sag mein zwölf Monaten kann man verdammt viel erreichen.

00:25:23: Und

00:25:25: gibt es vielleicht typische Situationen wo du jetzt sagst so jetzt wird's wirklich Zeit um sich mal ja jemand extern reinzuholen der meinen Blick von außen wirft und vielleicht mal so ein Analyse Tag macht also vielleicht das mal für unsere Zuhörerinnen und zuhörern?

00:25:43: Wann macht aus deiner Sicht Ein Praxis-Analyse-Tagssinn.

00:25:50: Interessante Frage, weil deswegen kommen die Kunden ja zu uns... Also ich glaube einfach, dass wir einen hohen Krankheitstand in den Praxen haben, das erkennen die Praxis inzwischen und ich finde da werden sie auch immer also nicht alle aber die, die auf uns zukommen, reflektiert und merken okay muss ich was?

00:26:08: Wir ändern an meiner Führung oder für die ist es sehr schwierig.

00:26:16: Da merken sie einfach, dass Sie immer wieder die gleichen Themen auf dem Tisch haben in den Praxen.

00:26:21: Also diese strukturellen Themen und Sie wissen gerne wie Sie es angehen können weil der Alltag einfach da ist und natürlich auch stressig ist das wissen wir auch und das ist manchmal schwierig selber in die Hand zu nehmen.

00:26:33: man dreht sich eigentlich im Kreis am Hamsterrad und verändert sich nichts.

00:26:36: Das ist natürlich immer von extern jemand zu bekommen der einen begleitet und das an die hand nimmt viel einfacher.

00:26:44: Dann haben wir aber natürlich Praxen, auch wo wir die ja durch Steuerberater bekommen und Banken ja auch.

00:26:49: Wo wir merken einfach das es wirtschaftlich schlecht aussieht.

00:26:52: Das ist dann immer, wo wir denn helfen und unterstützen.

00:26:57: Da sind glaube ich die großen Themen einfach.

00:27:00: Und abschließend habe ich noch zwei spannende Fragen.

00:27:04: wenn du eine Sache sagen müsstest was unterschätzen Praxener meisten?

00:27:10: Dass sie unglaublich gute Mitarbeiter haben gut genug kennen und ihre Stärken vor allem.

00:27:18: Ja, super

00:27:19: ja!

00:27:19: Und dass man die richtig einsetzen muss... ...und

00:27:24: dann... Nichts am Ende auch gut wird?

00:27:26: Ja genau

00:27:27: also ich glaube das unterschätzen die immer und wie wichtig eine Softwarepflege ist damit alles reibungsloser läuft.

00:27:33: Das unterschätzen sie auch immer.

00:27:36: Und was würdest du jeder Praxis mitgeben, die gerade zuhört?

00:27:42: Holt euch ein extern berater.

00:27:46: Also ganz ehrlich, das kennen wir doch auch.

00:27:50: Das ist einfach schwierig wenn man so lange in seinem Trott ist da selber irgendwie Veränderungen... das ist ja wie ein Coach.

00:27:57: also sich selber Veränderungsprozesse auszudenken bzw.

00:28:00: zu holen ist immer schwierig und das ist immer so.

00:28:03: Ja dann kommen wir einfach und haben ganz viele Ideen aus anderen Praxen.

00:28:06: Ich finde das Beispiel bringe ich ja gerne.

00:28:09: Könnte hier drei Stunden reden wahrscheinlich aber wir haben noch diese Pippa eigentlich für diese Schlüssefinder um die Behandler zu suchen.

00:28:16: Das sind so einfache Dinge, die viele Praxen schon machen.

00:28:20: Und das sind Sachen, wo die manchmal selber gar nicht draufkommen?

00:28:25: Ja, das stimmt!

00:28:28: Ich glaube ich habe alle Fragen gestellt, die ich mir vorher so überlegt habe zu dem Thema.

00:28:36: Hast du noch irgendwas was du unbedingt dazu los werden möchtest?

00:28:41: Nein eigentlich nicht.

00:28:43: Wie gesagt, man kann da ganz viel darüber sprechen und das ist total interessant auch.

00:28:47: Aber ich glaube in dieser halben Stunde haben wir schon viel Input gegeben und vielleicht finden wir noch mal ein interessantes Thema um mehr reinzusteigen Temi-Book Management oder Profilaxekonzepte oder Mitarbeiterführung.

00:29:01: Da fällt uns hier etwas Schönes ein!

00:29:04: Vielen, vielen Dank für diesen ganzen wertvollen Input den du uns gegeben hast.

00:29:09: Hat mir Spaß gemacht hier mal im Interview dich ein bisschen aufzutreten!

00:29:15: Ich

00:29:15: hoffe dass

00:29:16: du

00:29:17: auch ganz viel daraus mitnehmen kannst und vielleicht morgen oder übermorgen mit einem anderen Blick durch deine Praxis läufst.

00:29:26: Wir

00:29:27: würden sagen wir sehen uns... wir hören uns in der nächsten Folge.

00:29:31: bis

00:29:31: dahin bleibt gesund, passt auf euch auf und bis bald.

00:29:37: Bis bald!

00:29:38: Tschüss.