Folge 1: Was erfolgreiche Zahnarztpraxen anders machen

00:00:15: Herzlich willkommen bei die Praxisberater, dein Podcast rund um den Eitag das Management und den Erfolg in der Zahnarztpraxis.

00:00:24: Wir sprechen über das was wirklich zählt Mitarbeiter Prozesse Wachstum und die Herausforderung wie du aus deiner Praxis kennst.

00:00:32: So Steffi dann lass uns jetzt mal uns hier kurz vorstellen.

00:00:35: erzählt euch mal ein bisschen etwas über dich.

00:00:38: Genau, wir haben ja zusammen... Ich fange jetzt einfach mal an und erzähle mal ein bisschen was über unsere Firma Lighthouse Consulting.

00:00:46: Wir haben ja zusammensw Jahr zwanzig Leithaus Consulting gegründet zu viert mit vier Gesellschaften Und wir machen eigentlich

00:00:55: alles

00:00:56: Zahnarztpraxen brauchen.

00:00:58: Wir schauen uns die Strukturen an, wir machen Abrechnungsunterstützung, wir übernehmen teilweise auch die Abrechnung, wir unterstützen bei der Dokumentation alles in Form von Schulungen.

00:01:10: Wir machen den kompletten Bereich des Coachings Teamcoachings Führungskochings Kommunikationstraining und tatsächlich auch die betriebswirtschaftliche Beratung so dass das dann alles ein gesamtes Bild ergibt.

00:01:23: Und ich komme tatsächlich aus der Zahlenwelt studiert, habe dann lange Jahre in der Wirtschaftsprüfung gearbeitet und bin seit im Jahr zwei Tausend achtzehn in der Dentalbranche.

00:01:32: Ich hab eine Ausbildung zur Kommunikationstrainerin gemacht und meine Ausbildung zum Business Coach und das sind tatsächlich meine Schwerpunkte bei Leithaus!

00:01:43: Und jetzt du erzähl mal was über dich Michaela.

00:01:46: Genau, ich bin ja unser Nordlicht.

00:01:48: Ich wohne in der Nähe von Flensburg und habe vor... Oh Gott!

00:01:52: Kommt zu glauben aber es war über zwanzig Jahre ein ganz klassisch gelernt.

00:01:57: Hab dann nochmal meine Praxismenagement Ausbildung gemacht oder meine ZV-Ausbildung.

00:02:02: Dann hab' ich mich relativ schnell mit Mariella die auch bei uns im Unternehmen ist, deine Mama selbstständig gemacht unter MVC-Konsult und waren ganz vielen Praxen unterwegs, überwiegend eigentlich für die Abrechnung.

00:02:15: Und dann bin ich doch immer mehr auch in die strukturellen Themen reingegangen weil da einfach ein großer Bedarf war.

00:02:20: Genau habe dann mit dir Steffi zusammen den Business Coach zusammengemacht, die Ausbildung... ...und ja was sind so meine Kernkompetenzen?

00:02:29: Sind schon immer noch Abrechnungen!

00:02:31: Da bin ich auf viel los als Referentin da natürlich alles was Teamführung und Führungscoaching angeht.

00:02:38: Und alles, was mit Struktur in der Praxis angeht.

00:02:41: also ich bin sehr viel aktiv in den Praxen und begleite die Praxens erfolgreich zu werden.

00:02:47: beziehungsweise Ich finde eher so ein bisschen darüber nachzudenken Was mache ich eigentlich in der praxis?

00:02:52: Was passt zu mir und wie könnte ich vielleicht meine struktur anders aufbauen?

00:02:57: Ja, super spannend.

00:02:58: Und ich finde das ist ja auch das was uns ausmacht dass wir tatsächlich alle vier unterschiedlichen Hintergrund haben.

00:03:05: Wir haben alle unsere Stärken und die können wir bei Leithaus ausleben.

00:03:10: Wir arbeiten sehr viel miteinander Auch ganz oft mit mehreren Leuten in den Projekten.

00:03:17: Ich glaube da kann man sagen dass es schon so ein bisschen.

00:03:19: unser USP ist Ja, und wir haben schon lange drüber nachgedachten Podcast aufzunehmen.

00:03:26: Wir haben immer mal schon den Anfang gemacht aber es nie durchgezogen.

00:03:30: Und jetzt haben wir gedacht... ...wir erleben jeden Tag so viel in den Zahnarztpraxen und positive Sachen, negative Sachen!

00:03:39: Und wir haben einfach über die Zeit lang so viel Erfahrung gesammelt dass wir gesagt haben wir möchten dieses ganze Wissen einfach weitergeben auch jetzt in Form zum Beispiel eines Podcasts.

00:03:51: Da sind wir, ne?

00:03:52: Michaela.

00:03:52: Genau!

00:03:53: Richtig und ich finde ein ganz wichtiges dabei immer zu sagen nicht jede Strategie ist für jede Praxis immer empfehlenswert.

00:04:01: Wir werden jetzt einen Podcast aufnehmen über Terminbuch.

00:04:05: heißt es nicht dass das mit Deine Praxis gut ist was wir da vorstellen weil wir schon nochmal sehr individuell auf die Praxen eingehen und gucken was passt so dem Praxon auch wenn's um KI geht?

00:04:18: Da schauen wir einfach und sagen, gut.

00:04:19: Was haben wir für Erfahrungen gemacht mit verschiedenen Systemen?

00:04:22: Jetzt planen wir einfach mal bei KI um.

00:04:23: was glauben wir, was für deine Praxis gut ist und erfolgreich sein wird?

00:04:28: Und ich finde das ist auch so ein bisschen unsere Stärke dass wir da nicht so ganz verbissen sind und sagen So muss man das machen sondern auch sehr flexibel sind und oftmals auf mehrere Ideen haben.

00:04:38: Das ist eben der Vorteil weil wir zu viel sind und uns sehr viel austauschen und ich finde was ganz positiv von ihr ist bei uns.

00:04:48: Ja, das sehe ich genauso wie du!

00:04:51: Und dann haben wir überlegt mit welchem Thema könnten wir denn mal starten?

00:04:57: Wir haben uns überlegt, wir schauen uns heute mal an... Was macht eigentlich erfolgreich oder wirklich gut laufende Zahnarztpraxen anders?

00:05:10: und das Spannende ist es sind meistens gar nicht große Dinge, sondern manchmal auch nur so kleine Stellschrauben die aber dann am Ende einen riesigen Unterschied machen.

00:05:22: Michaela sagt doch mal was aus deiner Sicht der erste Punkt ist, der gut laufende Praxen von anderen Praxern unterscheidet?

00:05:31: Das ist eine total spannende Frage.

00:05:33: also ich finde auf jeden Fall dass Die Mitarbeiterführung ganz weit oben steht, weil nur wenn ich mein Team mitnehme also zu meinen Ideen die ich habe für meine Praxis dann kann der Praxis erfolgreich werden.

00:05:46: Es funktioniert nicht, wenn ich den Mitarbeitern sage so und so möchte ich jetzt meine Struktur oder meine Arbeitsabläufe haben Ich glaube dass da ganz viel Widerstand oder schneller Wider Stand ist Und die Mitarbeiter dann eher demotiviert sind.

00:06:00: Deswegen bin ich immer dafür, dass wenn man etwas verändern möchte in der Praxis, das man auf jeden Fall sein Team mitnehmen sollte.

00:06:08: Absolut und was wir ja auch immer wieder beobachten.

00:06:11: Da kommen natürlich direkt ein paar Praxen in den Sinn, die wirklich gut funktionieren, die ein tolles starkes Team haben.

00:06:18: Wir haben da eben oft eine Führungskraft die sehr reflektiert ist und die auch wirklich sehr wertschätzend auf das Team eingeht.

00:06:28: Und genau, das macht dann am Ende den Unterschied...

00:06:32: Genau!

00:06:32: Ich finde also, wenn du fragst was macht der Unterschied aus noch?

00:06:37: Das sind eigentlich ganz viele verschiedene Bereiche in der Praxis.

00:06:42: Also ich zähle sie einfach mal auf, weil wenn ich mitlaufe in den Praxen sind es eigentlich immer ähnliche Felder.

00:06:48: also zum einen das was wir gerade angesprochen haben, sind da einmal wie führe ich mein Team oder was habe ich für eine Philosophie als Führungskraft?

00:06:57: Dann finde ich das ganze höhere Thema sind natürlich die strukturellen Themen.

00:07:00: Wie ist die Software aufgebaut?

00:07:02: Da sehe ich ganz viel Chaos immer und oftmals wissen die Mitarbeiter gar nicht, wie man die Software genau pflegt bzw bedient.

00:07:10: Dann ist es das Thema

00:07:13: Arbeit.

00:07:13: Aber ganz kurz darf ich dich einmal unterbrechen, hast du denn da einen konkreten Tipp?

00:07:18: oder gibt es irgendwas wo du sagst wenn wir jetzt mal über die Strukturen sprechen?

00:07:24: Das könnten Zahnarztpraxen eigentlich so leicht ändern und es hat einfach so einen großen Impact auf den ganzen Ablauf.

00:07:33: Gibt's da aus deiner Sicht irgendwas?

00:07:35: Wenn dir dieser Podcast gefällt, dann lass uns gerne eine fünf Sterne Bewertung da.

00:07:40: Das hilft enorm, dass noch mehr Menschen diesen Podcast entdecken!

00:07:45: Vielen Dank für deinen Support.

00:07:46: weiter geht's mit der Folge.

00:07:48: Ja total wenn wir bei dem Software Thema bleiben.

00:07:50: es ist auf jeden Fall mit Dokumentationsblöcken zu arbeiten und mit Leistungsketten.

00:07:56: Es kann nicht nur sein das eine Zahnarztpraxis nicht mit diesen zwei Tools arbeitet, was in jeder Software möglich ist.

00:08:03: Ich glaube wir arbeiten inzwischen mit zehn oder zwölf verschiedenen Softwares und optimieren da ja auch regelmäßig immer.

00:08:09: Und ich finde das hat einen Riesenscheiter.

00:08:12: warum?

00:08:13: Weil wenn ich mit Leistungsketten arbeite werde ich schneller in eine Eingabe einer Abrechnung.

00:08:18: also die Patienten warten nicht so lange auf ihren Kosten vor den Schlag.

00:08:21: Ich als Abrechnungshelferin kontrolliere mich eigentlich nur noch selber.

00:08:27: Tolles Gefühl und einfaches Instrument in der Praxis.

00:08:31: Und genau das gleiche ist auch für die Mitarbeiter, die in der Assistenz sind wenn sie die Leistungsketten anwenden.

00:08:38: zum einen verstehen Sie den Ablauf ein bisschen besser weil es eben strukturiert ist Und Sie können selber die Leistung einfach eingeben.

00:08:47: Das Gleiche gilt dann auch zu den Doku-Blöcken, wenn ich mit Doku Blöcken arbeite wird zum einen nichts vergessen in der Abrechnung.

00:08:53: das ist ja dagegen part immer dass man die Leistungen einfach nicht vergisst und die Mitarbeiter müssen selber gar nicht mehr so viel schreiben.

00:09:01: klar Doku ist ein Riesen Thema da gibt es auch tolle KI Systeme.

00:09:06: aber für mich gehört das einfach auch dazu dass man mit diesen Doku blöcke meine wegen auch im KI System mitarbeitet Und ich finde, das ist eine einfache Stellschraube die gut funktioniert.

00:09:16: und gerade aufgrund des Personalzmangels was wir haben Krankheitsstände sind unglaublich hoch in den Praxen.

00:09:24: Kann es nicht sein dass man denkt nur weil ich eine Leistungskette erstellt habe bin ich auf einmal ersetzbar?

00:09:30: Weil das ist definitiv nicht so!

00:09:33: Naja okay ja mir fällt auf jeden Fall auch noch ein Thema einen definitiv die Kommunikation im Team.

00:09:41: Also wie wird miteinander gesprochen?

00:09:45: Weil ganz, ganz viele Sachen funktionieren nicht oder bleiben auf der Strecke weil die Kommunication nicht funktioniert und da geht es zum Beispiel auch schon einfach ums Zuhören Wie höre ich eigentlich zu Und wie sprechen wir miteinander das eben aus?

00:10:00: sichergestellt wird dass jeder weiß was er zu tun hat und Ich glaube um so früher Probleme angesprochen werden und eben nicht totgeschwiegen werden, umso mehr kann ich auch darauf einwirken auf Konflikte entstehen.

00:10:16: Deswegen finde ich Kommunikation ist so das A und O weil das ja auch ganz viel dann oder das hat einfach eine ganz große Auswirkung auch auf das Gefühl in der Praxis.

00:10:26: also fühlen sich Mitarbeiter wohl oder eben nicht.

00:10:29: Und was wir den Praxen da immer als Tipp geben es regelmäßige Feedback Gespräche zu führen.

00:10:34: Das heißt ja, sucht euch ein Partner oder macht das im Team einmal die Woche zum Ende der Woche und gebt euch einfach mal regelmäßig Feedback.

00:10:43: Um mal zu gucken hey was lief denn diese Woche gut?

00:10:46: Was lief nicht so gut?

00:10:48: Wir auch immer wieder gerne empfehlen sind so kurze Teambesprechungen morgens also wir nennen das so fünf Minuten Briefing.

00:10:56: Einmal ganz kurz den Tag durchgehen jeweils der Behandler mit seinen Assistenzen.

00:11:01: Das bringt auch schon sehr viel Ruhe und Klarheit in den Tag.

00:11:04: Und aber natürlich auch regelmäßige Team-Meetings, die für mich unerlässlich sind.

00:11:10: Das sehe ich total aus, so Steffi.

00:11:11: Ich glaube darüber müssen wir definitiv auch mal ein Podcast aufnehmen weil ich finde das ist ein Riesenthema.

00:11:16: Genau diese drei Instrumente quasi, die wir durchführen können in der Praxis was du gerade gesagt hast mit Teammeetings morgens Besprechungen und Feedback Gespräche.

00:11:25: Da kann man viel näher drauf eingehen.

00:11:29: einfache strukturelle Sache ist im Prinzip.

00:11:32: Also das kostet nicht viel Zeit, man muss es einfach machen.

00:11:34: also stell mir das nehmen wir noch mal auf.

00:11:36: Ja das machen wir.

00:11:37: Wir freuen uns sowieso.

00:11:38: wenn ihr irgendwelche Themen habt über die ihr mehr wissen wollt oder wo ihr Fragen habt dann könnt ihr das auch gerne uns hier wissen lassen in den Kommentaren Dann gehen wir da natürlich auch drauf ein.

00:11:51: aber zum Schluss möchte ich noch was sagen.

00:11:53: was aus meiner Sicht auch wichtig ist und was dann am Ende auch den Unterschied macht Oder was gute Praxen abhebt, ist unternehmerisches Denken.

00:12:03: Also wenn der Inhaber oder die Inhaberin eben nicht nur behandelt sondern auch so ein gewisses Maß an unternehmerischem Denk mitbringt insofern als dass sie oder er sich Gedanken darum macht wie man die Praxis wirklich steuert also diese ganzen Themen wie Zahlen Planung Entwicklung das das nicht ignoriert wird sondern dass man sich damit proaktiv beschäftigt und sich auch einfach mal gewisse Kennzahlen anguckt, um einfach mal ein Gefühl dafür zu bekommen.

00:12:37: Bin ich eigentlich zufrieden mit dem Output oder bin ich laufig hier in die richtige Richtung?

00:12:45: Das kann ja zum Beispiel damit anfangen, dass ich mir jeden Tag mal anschaue was habe ich eigentlich heute für einen Umsatz gemacht.

00:12:50: Also meinen Umsatz pro Tag und dann stelle ich mir am Ende des Tages die Frage bin ich jetzt mit diesem Umsatz Pro Tag zufrieden oder nicht?

00:12:59: Und dann ist das genau schon der Ansatzpunkt wo man ansetzen kann und da gibt es natürlich diverse Kennzahlen die man damals durchleuchten kann die Aufschluss darüber geben, in welche Richtung meine Praxis geht oder an welchen Stellschrauben man drehen kann.

00:13:14: Genau finde ich auf jeden Fall wirklich spannend wichtig und trägt auf jeden fall zu mehr Erfolg bei.

00:13:22: Ja, also wir sehen eigentlich können wir jetzt auch noch mal Terminbuch nennen.

00:13:25: Weil ich finde das hat ja auch was mit Umsatz zu tun.

00:13:27: wenn ich ein chaotisches Termin Buch habe und dass sehen wir ganz viel in den Praxen.

00:13:32: Darauf möchte ich ganz kurz nochmal eingehen ist Wenn ich am Nachmittag so fünfzehn, achtzehn Kontrolluntersuchungen sehe dann wird mir mal bisschen anders weil es total für Stress sorgt.

00:13:44: Die Anmeldung ist überlastet, der Sterequage über.

00:13:49: Es wird keine ordentliche Dokumentation geführt und am Ende des Tages hat man auch nicht genügend Umsatz.

00:13:57: Wenn man das anders macht und damit Terminblöcken arbeitet dann kann man sein Umsatz zum einen erfolgreicher gestalten und man hat einfach die richtigen Behandlungen am Tag, die man benötigt dafür.

00:14:08: Ja absolut ja.

00:14:09: also zusammengefasst gibt es eigentlich aus unserer Sicht Drei Dinge, würde ich jetzt mal sagen.

00:14:15: Eine klare Struktur und darunter fällt natürlich auch sowas wie Terminbuch zum Beispiel aber auch ein gutes Team mit einer wirklich gut funktionierenden Kommunikation und eben auch das unternehmerische Denken des Inhabers oder der Inhaberin.

00:14:33: Und das Gute ist eben dass man alle Dinge Schritt für Schritt verändern kann.

00:14:38: Es geht gar nicht darum, dass man von heute auf morgen alles umkrempelt.

00:14:43: Oft reicht es ja, wenn man an einer Stelle anfängt oder eine kleine Stellschraube dreht.

00:14:48: Und deshalb finde ich's ganz wichtig, wenn du dir heute mal so einen Punkt überlegst ... Oder wenn du dich einfach mal fragst, wo hab' ich in der Praxis aktuell das größte Chaos?

00:15:00: Dann ist das wahrscheinlich genau der Punkt, wo du anfangen kannst, oder?

00:15:05: Super,

00:15:06: Steffi!

00:15:06: Finde ich sehr gut.

00:15:07: Okay.

00:15:08: Ja, wir hoffen die Folge hat dir ein bisschen weiter geholfen.

00:15:13: Wir sind auf jeden Fall motiviert weitere Folgen aufzunehmen.

00:15:17: Wenn du magst dann würde ich sagen hören wir uns in der nächsten Folge wieder Tschüss!