Folge 20: Wie du einen gut durchdachten Schichtplan für deine Praxis erstellst

00:00:15: Herzlich willkommen bei die Praxisberater, dein Podcast rund um den Eitag das Management und den Erfolg in der Zahnarztpraxis.

00:00:24: Wir sprechen über das was wirklich zählt.

00:00:27: Mitarbeiter Prozesse Wachstum und die Herausforderung wie du aus deiner Praxis kennst.

00:00:33: Herzlich Willkommen zu einer neuen Folge zu den Praxis Beratern!

00:00:38: Schön dass Du da bist und uns wieder zuhörst.

00:00:40: beziehungsweise Heute nehme ich wieder eine Sodefolge auf und ich muss sagen mir fällt das immer total schwer ohne Steffi, weil ich einfach den Austausch auch total gerne mag.

00:00:50: Und jede auch manchmal ein bisschen unterschiedliche Ansichten haben.

00:00:54: aber den Luxus haben wir heute nicht, weil es um einen Thema gibt was total wichtig ist für jede Praxis und zwar geht es um den Schichtplanen.

00:01:06: Ich finde der Schicht Plan wird ganz oft unterschätzt, aber er hat einfach einen ganz enorm Einfluss auf die Arbeitsqualität, auf die Stimmung und ich finde auch auf die Patientenzufriedenheit in der Praxis.

00:01:22: Ihr kennt sicherlich es geht nicht darum das heißt wer arbeitet wann wo sondern es geht einfach darum wie bekomme ich Ruhe in das System rein und wie bekam ich Transparenz in diesen Schichtplan?

00:01:33: Und der Schicht Plan gibt dir auch ein Stück weit Orientierung.

00:01:36: und vorab muss ich einfach mal sagen derjenige der einen Schicht plan erstellt für das gesamte Team, vor dem habe ich immer Riesen-Respekt.

00:01:46: Weil ich weiß dass das oftmals wirklich eine Mammutaufgabe ist und das sage auch mit völliger Überzeugung, dass es wirklich ne Mammuteufgabe isst weil ich weiß jeden zufriedenzustellen ist einfach unglaublich schwer und ich finde auch, man kann nicht alle zufrieden stellen.

00:02:05: Also auf das muss man ehrlicherweise zugeben wir können nicht auf alle Bedürfnisse eingehen.

00:02:11: Wir können nicht jedem alles gerecht machen weil das funktioniert einfach niemals in meinem System und jeder muss so ein bisschen erkennen wenn wenn man in einem Team arbeitet dass man Kompromisse eingeben muss.

00:02:26: Und was ich aber trotzdem ganz ganz ganz oft feststelle dass es tolle Mitarbeiter gibt, die sich irgendwie alle zwei Wochen oder sogar einmal eine Woche vor diesem Schichtplan hinsetzen und immer wieder neue Arbeitszeiten festlegen.

00:02:43: Weil sie im Schichtbetrieb arbeiten früh spät oder weil die alle vier Wochen schichten.

00:02:52: Und da stelle ich mir einfach mal die Frage muss das wirklich sein?

00:02:57: Gibt es nicht andere Lösungen?

00:02:59: ein bisschen mehr Routine schaffen und die einfach diesen Stress-Pegel für diese eine Mitarbeiterin rausnehmen.

00:03:06: Und die Erfahrung habe ich schon gemacht, wenn man das anders einteilt dann hat man einfach viel viel viel mehr Möglichkeiten.

00:03:13: und deswegen appelliere ich immer legt einen Schichtplan fest und ändert ihn nicht stets und ständig.

00:03:19: klar müssen wir immer auf Krankheit eingehen dann sieht die Welt anders aus.

00:03:22: Oder wenn Urlaubsplanungen sind, sieht der Welt auch anders aus.

00:03:26: zur Urlausplanung komme ich gleich nochmal.

00:03:29: Ich weiß einfach dass das natürlich wichtig ist, dass da ein guter Schichtplan einfach steht.

00:03:38: Wenn dir dieser Podcast gefällt, lass uns gerne eine fünf Sterne Bewertung dar.

00:03:43: Das hilft enorm, dass noch mehr Menschen diesen Podcast entdecken.

00:03:47: Vielen Dank für dein Support!

00:03:48: Weiter geht's mit der Folge.

00:03:51: Ein Schichtplan sorgt dafür, dass jeder weiß wann arbeite ich wo arbeite Ich welche Aufgabe habe ich heute?

00:04:01: Welche Verantwortung muss sich heute überhaupt machen und wer ist meine Vertretung?

00:04:06: einfach für den tag wenn ich mal nicht da bin Und wenn ich das nicht weiß morgens wenn ich in die praxis komme oder die nächste Woche in die Praxis komme Dann sorgt es einfach zu ganz viel Unsicherheit.

00:04:20: Das sehe ich einfach fast jede Woche inzwischen.

00:04:25: Und was sehe ich oftmals?

00:04:26: eben, dass es ein Thema Nummer eins für mich total ist?

00:04:30: Niemand weiß genau wer wofür wann zuständig ist.

00:04:35: und Ich sage einfach mal die großen Themen sind einfach Was sich immer wieder höher ist.

00:04:42: oder das größte Thema mit isst.

00:04:44: Wer macht denn heute die Steree und wer ist wo in der Assistenz?

00:04:49: Und dann höre ich so eine Sätze wie zum Beispiel, ah bei dem kann ich aber nicht behandeln.

00:04:54: oder Ich höre so ne Sätze.

00:04:56: das kann ich Aber nicht.

00:04:57: Ich möchte mehr den Stereo machen Dann sagt die andere Mitarbeiterin Ah!

00:05:02: Ich muss aber noch meine Bestellung aufgeben Oder ich soll noch eine Patientin anrufen oder ich soll heute die EPs übernehmen.

00:05:11: und was passiert?

00:05:12: Es sorgt für Chaos es sorgt sofort für Missverständnisse Es sorg dazu dass alle ein bisschen unglücklich durch die Praxis laufen und letztendlich schwimmen alle so'n bisschen.

00:05:23: Und wichtige Aufgaben werden dann auch einfach nicht erledigt, das ist so unglaublich schade!

00:05:28: Jeder ist einfach überlastet.

00:05:32: Deswegen finde ich das immer total wichtig, dass man darauf achtet... Das klappt wirklich sehr gut wenn ich ehrlich bin in den Praxen.

00:05:42: Wer soll eigentlich wann wo arbeitet?

00:05:46: Ich mache das jetzt einfach mal in einem einfachen Beispiel, weil ich finde dass es relativ transparent ist.

00:05:52: Wenn ich zwei Behandler habe und ich habe meine wegen drei Assistenten mit einem Springer empfinde ich, ist das total wichtig, dass man eine Mitarbeiterin hat bei Behandle A ein Behandlar bei Mitarbeiter B dann sieht man ganz genau im Schichtplan wer wann wie Pause macht an welcher Situation der Springer ist.

00:06:18: Weil die Springerfunktion ist total wichtig, weil sie ist dafür zuständig dass der Stereo immer aufgeräumt ist das mit unterstützt wird wenn eine Behandlung zu Ende ist.

00:06:28: Wenn wir meine wegenauverspätung in der Behandelung haben dann ist der Springe dafür zuständig Derjenigen mit zur Heaven und zu unterstützen in der behandlung einfach Und dies auch dafür zustenne ich dass wenn Pausenzeiten eingeplant sind, dass diejenige denn reinkommt und sie ablöst.

00:06:48: Und ja ich finde so ein Argument wie bei dem kann ich nicht arbeiten.

00:06:52: das können wir uns heutzutage einfach schlichtweg in den Praxen nicht mehr erlauben und deswegen ist ein rotierendes System so unglaublich wichtig!

00:07:02: Das eben der heute Stereografer ist morgen in der Assistenz bei Behandler B und derjenige, der bei Behandler A war ist nächsten Tag Stilkraft.

00:07:15: Und der bei behandler B war es denn heute bei Be Handler A. Das sorgt einfach dafür dass so viel Ruhe in das ganze Team reinkommt.

00:07:27: Also ist sie wirklich deutlich mehr ein Miteinander.

00:07:34: auch finde ich an der Tat?

00:07:36: Und morgens geht jeder gelassen zur Arbeit.

00:07:40: Er weiß, kann sich schon einen Tag davor einstellen woge ich heute in die Assistenz?

00:07:44: Er beschäftigt sie oder die Mitarbeiter beschäftigen sich viel mehr.

00:07:47: was liegt eigentlich heute an?

00:07:49: welche Patienten kommen einfach und das schafft einfach Sicherheit und ihr habt bisschen mehr Gelassenheit auch und sorgt einfach automatisch dafür dass eine total gute Stimmung in der Praxis herrscht.

00:08:05: was ich auch total wichtig finde ist, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Aufgabenbereiche haben.

00:08:15: Hätte ich ja gerade kurz schon erwähnt, wenn ich zum Beispiel für die Bestellung zuständig ist?

00:08:20: Denn trage ich in diesem Schichtplan fest ein, wann ich für diese Bestellungen Zeit habe.

00:08:28: Dann sage ich so, Montags von acht bis zehn werden die bestellungen gemacht Und wenn ich die Mitarbeiterin such, weiß ich okay sie ist jetzt in dem Büro und macht jetzt die Bestellung.

00:08:44: Ich finde das für die Mitarbeiterinnen, die eben so Zusatzaufgaben hat wie Bestellungen, QM, Patientengespräche vielleicht oder es für die Auszubildende zuständig wofür man zuständig ist, wenn man es sauber machen soll oder aufhören soll.

00:09:03: Denn kann man das einfach in dieser festen Zeit die mit zugeordnet worden ist, machen ohne dass es ständig erst wo ist die Mitarbeiterin?

00:09:12: Was macht sie schon wieder?

00:09:13: ne?

00:09:13: Das hört man ja auch... Oder die sagt ich habe nie Zeit dafür!

00:09:16: Das ist einfach fest eingeplant im Schichtplan und das gibt einfach Klarheit und Struktur in den Arbeitsalltag.

00:09:26: Und ich finde, das ist doch das Allerwichtigste.

00:09:28: Dass alle irgendwie zufrieden sind und glücklich sind und Zeit für die wesentliche Dinge haben, die sie außerhalb der Assistenzzeit einfach haben.

00:09:40: So!

00:09:42: Natürlich habe ich mal Tage wo Krankheitsfälle sind, Mitarbeiter sind krank.

00:09:48: Auch da finde ich wenn man einen übersichtlichen Schichtplan hat... Es ist doch viel schneller zu sehen, okay gut.

00:09:54: Du bist eigentlich heute im Stereo.

00:09:57: Dann musst du anstatt in den Stereos fest in die Behandlung mit rein und wir haben nicht den Luxus dass wir mal einen Springer haben auch das Das ist dann so.

00:10:04: Und ich glaube wenn man diese Flexibilität auch hat als Mitarbeiter sie für nichts zu schade zu fühlen gerade so ein Praxisalltag Dann ist so'n Tag gar nicht so stressig nur weil eine Mitarbeiterin fehlt.

00:10:17: Dann schafft man das schon gemeinsam.

00:10:21: Und ich finde, wenn man einen transparenten Schichtplan hat kann man sowas einfach viel viel besser einplanen.

00:10:25: und was da natürlich wichtig ist.

00:10:29: Für mich hängt auch immer ein Schicht-Plan total... es ist auch total abhängig davon wie gut das Terminbuchmanagement ist.

00:10:39: Warum erwähne ich das immer?

00:10:41: Weil ich feststelle, wenn nicht im Terminbuch lange Behandlungsblöcke eingetragen habe, wo wenig Personal ist.

00:10:50: Zum Beispiel in der Urlaubszeit bringt das einfach unglaublich Ruhe!

00:10:55: Das macht schon einen Unterschied ob ich am Vormittag wenn ich jetzt keinen Springer habe fünf Patienten habe oder ob ich fünfzehn Patienten haben.

00:11:05: Deswegen ist mein Appell immer wenn es in Richtung Urlaub Zeit geht mach das Terminbuch strukturiert das so gut dass ihr auch gegebenenfalls ohne Springer am klar kommt und macht euch das Leben ein bisschen einfacher, indem Ihr Akkublöcke einbaut, lange Behandlungen einblaut.

00:11:25: Zumindest in diesen Kernzeiten wo wir jetzt schon wissen okay das könnte richtig eng werden mit dieser Personalstärke die wir haben.

00:11:38: Und ich weiß man sollte auch keinen Schichtplan machen mit allen Mitarbeitern.

00:11:44: Das funktioniert einfach nicht weil es eben einfach ein Zeitfresser ist und Unruhe gibt.

00:11:49: Was sich schon wichtig finde, dass man die Wünsche mit einbaut.

00:11:54: also jeder darf Wünche abgeben.

00:11:56: ich habe auch schon mal einen großen Praxis dazu eingeführt das wir gesagt haben okay die Wunsche sagen wir Wunsch eins, Wunch zwei, Wunscht drei.

00:12:05: Und da haben wir einfach beschlossen weil wir ein großes Team sind Wir organisieren das so, dass jeder Einwunsch auf jeden Fall bekommt.

00:12:16: Das klappt ja auch richtig gut und damit hat man es auch transparent gemacht, alle konnten das sehen.

00:12:22: Ich würde auch nicht diese Möglichkeiten geben, tauscht untereinander.

00:12:25: Es muss immer über diese eine Mitarbeiterin gehen die für diesen Schichtplan zuständig ist weil sonst jeder sich so ein bisschen die Lobben wieder aus oder man fragt den Mitarbeitern, die sowieso schlecht nein sagen kann und das ist nicht ganz fair.

00:12:37: deswegen organisiert das so dass immer eine MitarbeiterInnen auf jeden Fall da zuständig für ist Die Verantwortung trägt auch wenn getauscht wird.

00:12:45: aber es müsste immer über diesem MitarbeiterInn auf jeden fall gehen Was ich auch total gut finde wenn die Schichtpläne einfach im Auf- und Heizraum oder auch im Stereaushängen gerade bei gewisseren Teams.

00:13:02: Und wir haben auch eingeführt, dass wir oft mal so Magnetwände haben wo der Schichtplan denn genau steht mit so kleinen Magnetbappen sind das?

00:13:09: Oder man macht es auch digital auf dem PC?

00:13:11: Das geht natürlich umso besser auch.

00:13:13: aber wenn man jetzt in Stereo oder meine wegen auch im Aufenthaltsraum Keine Möglichkeiten hatten mit der EDV zu arbeiten.

00:13:21: Finde ich so eine Merk-Nätwand, Oldschool aber total praktisch.

00:13:25: Jeder bekommt seinen persönlichen Pin.

00:13:27: Jeder sieht sofort wenn er reinkommt am Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag oder Freitag wer arbeitet waren.

00:13:32: man kann das schnell hin und her schieben Und ich finde da sollte auch immer dokumentiert werden Wer ist heute krank?

00:13:37: Oder wer ist im Urlaub?

00:13:38: Oder meinetwegen wer ist in der Berufsschule?

00:13:41: Ich finde einfach dass jeder Mitarbeiter denn wenn er den Tag startet sofort alle Erneuerungen sieht und es ist wieder transparent.

00:13:51: Jeder kann sofort sehen, die Mitarbeiterin ist krank.

00:13:55: Es ist immer ungünstig wenn das alles so ein bisschen unter der Hand geht und dann heißt das oh ich suche jetzt Mitarbeiterin XY und wusstest du nicht dieskrank?

00:14:02: Und das sorgt einfach auch für Unruhe.

00:14:04: deswegen macht das transparent für alle und macht es leicht liess mal!

00:14:11: ganz viele tolle KI-Tools, die ich wirklich auch richtig gut finde.

00:14:16: Es gibt einfache Apps, womit man das natürlich auch alles machen kann und ich finde diese Apps kann man auch sehr gut nutzen für größere Teams weil es eben relativ einfach ist und jeder kann da drauf einsehen.

00:14:30: Das ist ja oftmals gekoppelt mit Überstundenzetteln und Olabsplanung.

00:14:34: aber da soll man sich einfach überlegen okay Ist das wirklich sinnvoll für mein Team was ich habe?

00:14:40: Oder es ist einfach viel zu umfangreich und ich brauche diese große App einfach nicht.

00:14:47: Also auch das sehe ich.

00:14:48: oftmals schafft man das an, aber dann wirds doch nicht richtig genutzt oder ja... Aber ansonsten will ich nur sagen Ja!

00:14:55: Ich bin auch total digital unterwegs und nutze die ganzen Möglichkeiten, die wir da draußen haben.

00:15:05: Also Fazit ist einfach ein guter Schichtplan beantwortet jeden Tag dieselben Fragen Wer arbeitet?

00:15:14: Wo arbeitet die Person?

00:15:16: Welche Aufgaben übernimmt sie, wer kann sie vertreten in Krankheitsverein und wann ist Zeit für Tätigkeiten außerhalb der Assistenz.

00:15:29: Praxen, die in Schichtplanregelmäßig überprüfen und gemeinsam weiteremwege, profitieren oft von einer ruhigen Arbeitsatmosphäre – das ist wirklich so!

00:15:39: Das kann ich nur bestätigen weil Es findet eine bessere Kommunikation statt.

00:15:47: Die Strukturen sind ganz klar, jeder ist glücklich mit seinen Zusatzaufgaben, dass sie erledigt sind.

00:15:52: also ich muss wirklich sagen es kommt einzugute und sorgt einfach für ein bisschen mehr Teamgefüge auch.

00:16:01: So mehr kann ich erst mal gar nicht sagen über den Schichtplan weil ich auch immer finde man muss immer praxisindividuell schauen.

00:16:10: aber das dann die Erfahrung die wir jetzt mit den Jahren gesammelt haben wo wir die Schichtpläne anlegen immer daran denken selber, wenn ich Mitarbeiterin bin in einer Praxis.

00:16:19: Also deine Kollegin hat das wirklich nicht einfach diesen Schichtplan oder Urlaubsplan zu machen.

00:16:24: Urlabsplan ist ja auch so ein Thema für sich.

00:16:27: Das ist wirklich kein Geschenk und ich finde man soll dankbar sein, wenn Mitarbeitern die Verantwortung nehmen und das auch machen.

00:16:35: Also Hut ab davor!

00:16:37: Ich hoffe euch hat die Folge gefallen und ihr nehmt da etwas mit und solltet ihr noch weitere interessante Themen haben, die einfach besprechen sollen.

00:16:48: Denn hinterlasst uns gerne auf Insta eine Nachricht.

00:16:51: Wir nehmen gerne alle Themen mit auf und versuchen sie auch umzusetzen.

00:16:55: Wir arbeiten quasi gerade auch alles ab.

00:16:57: Haben auch ein paar Gastregner.

00:17:00: Und lasst uns gern ne Sterne-Bewertung da.

00:17:04: Ich freu mich auf die nächste Folge wahrscheinlich wieder mit Steffi.