Folge 7: Leistungsketten in der Zahnarztpraxis - der unterschätzte Effizienzhebel

00:00:15: Herzlich willkommen bei die Praxisberater, dein Podcast rund um den Eitag das Management und den Erfolg in der Zahnarztpraxis.

00:00:24: Wir sprechen über das was wirklich zählt Mitarbeiter Prozesse Wachstum und die Herausforderung wie du aus deiner Praxis kennst.

00:00:33: Hallo und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge von uns Die Praxis Berater!

00:00:39: Schön dass Du da bist.

00:00:41: Heute sprechen wir über ein Thema, das oft unterschätzt wird.

00:00:45: Aber einen riesigen Einfluss auf den Praxiseiter-Kart.

00:00:50: Bevor ich zu diesem Thema komme, muss ich sagen... Ich habe mir heute richtig schön hier gemacht!

00:00:55: Ich sitze heute zu Hause und bin im Homeoffice und habe mir das einfach mal kuschelig gemacht aus dem Sofa.

00:01:01: Und dachte, heute Morgen fange ich direkt an mit diesen Podcasts.

00:01:05: Und ich muss sagen, ich hatte eine richtig gute Woche.

00:01:08: bisher hab viele neue Dinge gelernt und zwar macht mein Sohn gerade einen Angeschein, was total spannend ist.

00:01:17: Und ich muss ehrlich zugeben die müssen echt richtig viel lernen dafür!

00:01:25: Ich habe glaube ich noch nie soviel über Fische erfahren und Natur und Gewässer um wo geleicht wird.

00:01:31: und ja also total interessant in zwei Wochen ist die Prüfung und dafür müssen wir noch verdammt viel tun Aber es bringt wirklich auch Spaß, ihn dabei zu unterstützen.

00:01:43: Jetzt rede ich nicht viel über meine privaten Sachen aber ich fand das eine wirklich interessante Woche.

00:01:51: Heute sprechen wir über das Thema, das sehr oft unterschätzt wird – das habe ich ja gerade schon gesagt im Praxisealter die Struktur in der Zahnarztsoftware und ich finde es ist mit das Wichtigste für dich und dein Team!

00:02:07: Warum ist es so wichtig und warum entscheidet sie manchmal sogar über Stress oder Erfolg im Alltag?

00:02:13: Denn genau darum geht es jetzt.

00:02:17: Ich finde, dass es gibt so unsichtbare Stressfaktoren im Arbeitsalltag.

00:02:22: Stell dir vor der nächste Patient sitzt stunden im Wartezimmer das Telefon klingelt und du suchst für Zweifel nach Informationen in der Software.

00:02:32: Du weißt nicht, warum der Patient zurückrufen hat.

00:02:34: Wer den Patienten überhaupt angerufen hat.

00:02:36: um welches Thema geht es?

00:02:39: Und da fängt der Stress an genau in diesem Moment und ich denke auch du kennst genau das!

00:02:47: Denn wenn erst mal Wett stich auf, dann laufe ich durch die Praxis sucht die Mitarbeiterin fragt die Behandler und letztendlich weiß keiner was und ist total unangenehm dem Patienten zu sagen Es tut mir leid Ich melde mich später nochmal bei ihnen.

00:02:59: Das ist eben das A&O.

00:03:00: dokumentiert bitte alle Gespräche.

00:03:05: Dokumentiert alles, wer waren wo angofen hat, tragt eure Kürzel ein und das ist ihm total wichtig um gerade an einer Rezeption wo viele Einflüsse kommen denen es ein bisschen leichter zu machen.

00:03:21: Und dann finde ich auch mal ganz wichtig dass man eine gute Struktur hat in der Software Weil, ich finde auch in einem Behandlungszimmer steht immer alles an seinem richtigen Platz.

00:03:36: Und so finde ich muss es auch eine Software sein.

00:03:39: Die Patientendaten müssen sofort griffbereit sein die Dokumentationsblöcke müssen sofort im Griff also sofort parat sein.

00:03:48: Termine müssen logisch organisiert werden ihr müsst dazu Checklisten erstellen Dann solltet Ihr Abrechnungsketten haben.

00:03:58: Klar, sind das nicht immer weniger Klicks wie alle mal sagen.

00:04:01: Oh, das sind aber jetzt unglaublich viele Klicks?

00:04:03: Ja!

00:04:04: Aber diese Klicks hast du vorher auch gehabt.

00:04:06: Sie tauchen eben relativ schnell an wenn du mit Dokumentationsblöcken arbeitest oder wenn Du mit Leistungsketten arbeitst.

00:04:14: Und ich finde einfach was entsteht dadurch?

00:04:16: und dass es ja so ausschlaggebend Wenn nur deine Software einfach aufräumt.

00:04:22: Es entstehen viel weniger Fehler und jeder bekommt ein Stück weit mehr Sicherheit.

00:04:29: In der Zahl Medizin können kleine Fehler große Folgen haben.

00:04:35: Und warum?

00:04:38: Weil etwas falsch dokumentiert ist oder nicht richtig dokumentiert, oder es wird übersehen weil jeder ist unterschiedlich dokumentiert oder an verschiedenen Orten in der Software.

00:04:49: Es gibt ja wirklich fast in jeder Software mit dem wir arbeiten und ich muss sagen Ich kann wirklich weit über aus zehn Software inzwischen mit denen wir wöchentlich arbeiten Und in jeder Software hat man mehrere Möglichkeiten, um sein Ziel zu erreichen.

00:05:06: Aber wichtig ist doch dass man in einer einheitlichen Sprache redet und was natürlich dabei ganz deutlich zu beachten ist.

00:05:16: das gibt nicht nur Sicherheit sondern schützen natürlich auch vor rechtlichen Problemen.

00:05:22: In einer Praxis arbeiten viele Menschen gleichzeitig mit der Software.

00:05:27: Ich finde, auch wenn man Mitarbeiter neu einarbeitet ist es doch total wichtig dass die von vornherein sehen okay wo wird dokumentiert?

00:05:37: wie wird dokumentieren?

00:05:39: welche Blöcke sind da?

00:05:41: Wie gebe ich die Leistung ein?

00:05:43: Ist sie strukturiert allgemeine ZE Implantologie PA konservierend also ich habe wenn ich an die Leistungsketten denke.

00:05:56: Sowohl baby-Bereich, auch BL Bereich.

00:05:59: Wenn ich das große Ganze einfach sehe habe ich weitaus mehr als zweihundert Leistungsketten.

00:06:06: Ich sag immer umso mehr Leistungsketten ich habe und so individueller sie sind Umso einfacher ist die Leistungseingabe Und Sie gibt vor allem viel viel schneller.

00:06:19: wenn ich jetzt ein Patient hab der jetzt spontan kostenvollen Schlag haben soll und Das kennen wir ja auch Die Bahnder stehen hinter einem und sagen, mich erinnern.

00:06:28: Ich brauche jetzt noch mal schnell diesen Kosmenfondsschlag Und ich weiß...ich denke dann auch immer Na super!

00:06:34: Das ist natürlich total toll!

00:06:35: Jetzt gerade wo ich in der wichtigen Plane bin Aber ich kann da kurz innehalten und sagen ok sag mal ganz kurz was brauchst du?

00:06:41: Dann ist es für mich gar kein Problem eine einfache Implantation schnell zu planen mit einer Superkonstruktion.

00:06:49: Inzwischen bin ich so schnell alle Praxen, die wir begleiten und so organisiert haben und strukturiert haben.

00:06:56: Dieser Kostenfohrenschlag ist innerhalb von fünfzig Sekunden fertig!

00:07:01: Also Struktur spart also unglaublich viel Zeit und ich finde auch sie verbessert einfach diese Zusammenarbeit zwischen Behandler Assistenz Rezeption Und natürlich auch der Patient.

00:07:16: Der Patient freut sich doch, wenn er nicht vier, fünf Wochen auf dem Kosmpfohrenschlag wartet.

00:07:21: Gutes jetzt müssen wir übertrieben aber ich höre schon manchmal dass das zwei drei Wochen dauert und das finde ich kann einfach nicht sein weil wir auch oftmals von viel Geld reden und da kann es nicht sein, dass es so lange dauert.

00:07:35: Wir haben Menschen die wir behandeln, die wir zügig behandeln wollen.

00:07:39: Wenn ihr dieser Podcast gefällt dann lasst uns gerne eine Fünf-Sterne bewährt oder?

00:07:44: Das hilft enorm, dass noch mehr Menschen diesen Podcast entdecken.

00:07:48: Vielen Dank für deinen Support!

00:07:49: Weiter geht's mit der Folge.

00:07:53: Vorteil ist einfach auch sowohl mit den Dokumentationsblöcken als auch mit den Leistungsketten und dieser Punkt wird oft unterschätzt.

00:08:03: Ist das ja nicht nur Sicherheit gibt sondern ich kann schneller die Abrechnungen machen Ich bin effizienter, effektiver Und ich vermeide einfach Fehler.

00:08:12: Weil wenn auch ich, also keiner ist da perfekt und auch mit Leistungsketten ist keiner perfekt aber ich reduzier stark die Fehler weil sie mir Sicherheit geben.

00:08:21: im Prinzip das was ich eintrage über die Leistung Ketten kontrolliere ich einfach nur noch selber.

00:08:27: Ich gehe nochmal die Leistungen durch, ich geh'n nochmal den Behandlungsablauf in meinen Kopf durch Überlege mir ganz genau Was macht der Behandler jetzt?

00:08:34: Er anästhesiert Elikten Keil Elegant Bond auf, wie auch immer gerade die Behandlung läuft.

00:08:42: Ich gehe dir in mein Kopf durch und schaue mir dann ganz genau die Leistung an, die ich gerade eingetragen habe.

00:08:49: also ich kontrolliere mich einfach nur noch selber und das ist total gut.

00:08:55: deswegen sage ich auch immer zu dem Abrechnungsmitarbeiterinnen, die die Abrechnung durchführen.

00:08:59: Die sind regelmäßig mit Laufen in den Behandlungszimmern um zu wissen was macht der Behandler?

00:09:06: Haben wir etwas vergessen?

00:09:07: auch in den Ketten oder in den Dokumentationsblöcken?

00:09:09: also alle halbe Jahre ist super wenn man das macht und ich finde einfach eine gute Softwarestruktur führt dich durch dem Prozess und sorgte für dass nichts untergeht Und das ist ja das allerwichtigste.

00:09:27: einfach Die Mitarbeiter bekommen einfach unglaubliche Sicherheit dadurch, das Team wird dadurch gestärkt.

00:09:39: Die Patienten warten nicht lange.

00:09:43: Jeder weiß ganz klar wo er dokumentiert und die Dokumentation und die Leistung eingeht.

00:09:51: viel viel schneller.

00:09:52: wie oft.

00:09:53: ich finde immer noch ist es total wichtig dass jeder Behandler am Ende des Tages oder im besten jede Behandlung, nach jeder Behandelung einmal genau schaut was wurde dokumentiert und was vor der Leistung eingegeben.

00:10:08: Und ich sehe ganz viele Behandler darauf heute gerade hinaus die abends noch anderthalb Stunden zwei Stunden sitzen und dann ist es SC nur bis sie nach Hause kommen.

00:10:17: und ich finde das muss heutzutage nicht sein.

00:10:19: wir haben ja auch tolle KI Systeme inzwischen die auch hervorragend sind die hier mit Dokumentationsblöcken arbeiten die auch schon Leistungsketten anbieten, aber auch da muss ich ganz klar sagen macht diese Leistungsketten immer individuell für deine Behandlung.

00:10:39: Für dein Behandlungskonzept.

00:10:41: also ich habe einen Weitaus über hundert Praxen schon diese Leistung Ketten erstellt und ich muss sagen sie sind nie ganz identisch Sie sind immer ein bisschen unterschiedlich vom Faktor von der Analogposition von den Share-Site Leistungen, von der Struktur.

00:11:01: Weil jeder doch individuell erarbeitet und der Vorteil ist einfach wenn ich diese Leistungsketten erstelle mit dem Team oder mit der Mitarbeiterin wir schauen ganz genau okay wie lange brauchen wir jetzt wirklich für die Behandlung?

00:11:15: Und was steht am Ende da?

00:11:18: Die Kostenfondschläge sind viel viel schneller fertig und die Mitarbeiter die mit diesen Ketten arbeiten oder mit den Kostenfornschlägen können das ab... auch viel, viel einfacher machen.

00:11:28: Er arbeitet mit Überschriften.

00:11:30: Überschaften ist ein ganz drohes Thema in der Leistungskette.

00:11:33: Wenn ich Überschwifte für jede Behandlung habe, ist das für die Assistenz viel, viele Einfache, die Leistungen abzubuchen weil sie genau weiß.

00:11:41: okay jetzt ist der Vorabbruch und ich buche da meine Fünf Eins Acht Null Ab oder fünf Eins Neun Null Mit dem Materialien.

00:11:48: Das macht das Leben einfach viel, viel einfacher.

00:11:52: Und die Begründung dann passend anzugeben eine Auswahl von fünf, sechs, sieben Begrünungen pro Leistung macht das auch schon einfacher.

00:12:02: also räumt eure Software auf und bietet den Mitarbeitern und den Behandlern genug an.

00:12:07: geht mir was in die Hand damit der Arbeitsfluss viel viel einfache wird.

00:12:16: Was ich einfach gut finde ist Wenn wir neue Mitarbeiter haben, dass sie viel schneller eingearbeitet werden, das hatte ich ja schon gerade gesagt.

00:12:25: Und wenn wir einmal im Jahr und das ist auch noch mal so ein Tipp von mir... Immer bei uns ist es um Ende Januar, Anfang Februar gehen wir auch nochmal komplett die Laborleistung durch.

00:12:36: Wir gucken ganz genau wo sind wir hier?

00:12:38: Was bekommen wir in der BEL nach der Preisumstellung?

00:12:41: Wo sind wir in einer BEL?

00:12:43: Wie toll sind die Materialien?

00:12:45: Materialien, die nicht mehr verwendet werden streichen wir durch, die löschen wir, die setzen wir inaktiv wie auch immer das in der Software genannt wird.

00:12:53: Wir räumen und pflegen regelmäßig einfach die Software, bemühen uns nicht voll.

00:12:59: Dann finde ich es auch ein guter Tipp, wenn man gerade in der Implantologie mehreren Systemen arbeitet macht das doch chronologisch, wenn ihr die Fertigteile aufnimmt.

00:13:08: Sagt unter Astra habe ich die Essen zwanzig dann fängt bei vierzig, bei der Nummer vierzig als Beispiel die Strauman-Implantate an.

00:13:20: Strukturiert euch einfach die Software so einfach für möglich, sodass jeder das auch finden kann.

00:13:26: Und so ist es auch mit den Analogpositionen.

00:13:28: Wie oft höre ich, hab' ich eigentlich diese Analog-Position schon?

00:13:32: Die habe ich doch mal angelegt!

00:13:35: Wenn Zahn extrahiert wird und wer wird umgebaut als Provisorium und dann wieder befestigt... Wo habe ich denn diesen provisorischen Marylandrück oder wie man sie dann auch immer

00:13:45: nennt?!

00:13:46: Wo hab ich sie denn angelegt?

00:13:47: Also auch da sag' ich, macht euch doch ne License-Kette mit allen euren Analogpositionen.

00:13:52: So dass ihr nicht lange sucht oder was auch immer gelich ist wenn man alles doppel und dreifach dann anlegen muss.

00:13:58: Also macht euch das Leben ein bisschen einfacher!

00:14:01: Und ja... Ich finde das höre ich immer ganz oft wenn ich in die Praxis reinkomme Dann heißt es immer, aber dafür haben wir keine Zeit.

00:14:11: Das sagt Steffi hier auch schon im Podcast von uns Du nimmst dir dann nicht dafür die Zeit, du hast dir die Zeit und dann ist das nicht deine Priorität.

00:14:21: Aber Fazit ist wenn du die Software gut strukturiert hast machst du dir deinen Arbeitsalltag viel einfacher effizienter gibt ihr mehr Sicherheit.

00:14:35: der wirtschaftliche Erfolg ist viel höher bei keine Leistung vergessen werden keine Dokumentation vergessen wird.

00:14:41: also habt einfach viel, viel weniger Stress im Alltag.

00:14:48: Sondern wenn du mehr darüber wissen willst dann lass uns doch gerne einen Kommentar hier bei uns auch gerne auf Instagram und sag einfach was dich interessiert gerade wenn es so ein Software Strukturierung geht.

00:15:02: Darüber würde ich mich total freuen und vielen Dank dass du heute dabei warst.

00:15:06: Wenn dir diese Folge gefallen hat dann teils ihr gerne mit deinem Team oder mit deinen Kollegen.

00:15:13: Und wie gesagt, wenn du mehr darüber wissen willst dann schreib uns einfach und ich schaue einfach mal wo ich noch ein bisschen intensiver reingehe.

00:15:22: Ich wünsch dir jetzt einen wunderschönen Tag!